Ar būna idealūs procesai?

Mes esame blogiausioje situacijoje iš tų, kurias galime pasiekti.

Japonų vadybinis požiūris

Vieno susitikimo su klientu metu, įmonės vadovas manęs paklausė, ar įmanoma sukurti sistemą (įmonę) su idealiais procesais. Natūralus mano atsakymas buvo „aišku – ne“. Klientas iškart paklausė: „Kodėl?“.

Tiesą pasakius, aš niekada nesusimąsčiau, iš kur atsiradęs toks įsitikinimas. Tai kodėl neįmanoma sukurti įmonės su idealiais procesais, ir kodėl visada yra vietos tobulėjimui? Taip jau nutiko, kad pasaulyje yra vienintelis nekintantis dalykas – tai pastovaus kitimo dėsnis. To pasėkoje procesai, kurie galbūt idealūs esant vienoms aplinkybėms, po kažkurio laiko tampa nepakankamai tobuli dėl pasikeitusių aplinkybių. Juk aplinkybės keičiasi: rinkos, klientai, konkurentai, tiekėjai, pažiūros, mados ir pan. Beje, daugelis „šventų karvių“ tai ir yra kažkada buvusios idealios/progresyvios taisyklės, tapusios plėtros stabdžiais dėl pasikeitusių aplinkybių. Kol pasaulis keisis, tol sistemos turės keisti savo procesus. Uždaras ratas: pasikeitusios aplinkybės skatina įmones keistis. Pasikeitusios įmonės keičia aplinkybes, kas savo ruožtu reikalauja įmones keistis – kaip dainavo Elton John: „Cycle of life“.

Tačiau besikeičiančios aplinkybės nėra vienintelė priežastis, dėl ko niekada nebus tobulų procesų. Bet koks procesas turi vieną silpnybę (pvz. kiekvienos programinės įrangos silpniausia vieta yra tarpinė tarp klaviatūros ir ekrano) – tai žmogus. Žmogus visada sugebės arba neteisingai padaryti nustatytą procesą, arba nuspręs patobulinti (nepaklusti proceso tvarkai). Tuo ne kartą teko įsitikinti. Situacija, kai buvo duoti aiškūs nurodymai (pakartoti kokius 3 kartus), tačiau žmogus, turėjęs atlikti tam tikrus veiksmus, nusprendė, kad jis žino geriau, nors tokį darbą darė pirmą kartą. Kodėl žmonės negali laikytis proceso? Kita vertus, proceso nesilaikymas ir yra progreso variklis. Beveik Hamletiška dilema: laikytis proceso ar nesilaikyti proceso?