Projektinėje aplinkoje dirbantys vadovai (dažniausiai Projektų vadovai) žino tokį fenomeną, kuomet (beveik mistiniu būdu) išauga projekto apimtis. Tai vadinama scope creep. Beje, apimties nesuvaldymas yra viena iš dažniausių projektų vėlavimo ir biudžeto viršijimo priežasčių. Tačiau tas creep‘as puola ne tik projekto apimtį, bet įmonių išlaidas. Ne tik pradėjus verslą, bet ir jį vystant visuomet yra labai daug vietų, kur investuoti pinigus –reklama, įrengimai, papildomi darbuotojai, IT įrankiai, mokymai ir t.t. Neretai smulkios išlaidėlės susikaupia į pakankamai dideles sumas, o rezultato (t.y. išaugusių pardavimų) neduoda.
Neretas verslininkas po tokio „šalto dušo“ metasi į kitą kraštutinumą – visiškai suvaržo bet kokį išlaidavimą be jo žinios. Visos, net ir smulkiausios išlaidos (pvz tualetinio popieriaus pirkimas) turi būti suderintas su verslininku. Žinoma, verslininkas, kaip geras šeimininkas, dar pats patikrina, ar ne per brangiai perkama ir užsiima blusinėjimu – centų medžiokle. Tokiu būdu eikvojamas verslininko laikas ir dėmesys, o svarbūs sprendimai nepriimami.
Jau ankstesniuose savo įrašuose rašiau (ir kalbėjau), kad vadovas yra pagrindinis apribojimas. Todėl labai svarbu jo dėmesį ir laiką panaudoti efektyviai. Žinoma, kaštų taupymas yra labai svarbu, bet ar tikrai tušinukų ir tualetinio popieriaus nupirkimas per brangiai padarys reikšmingą nuostolį ? Tačiau laiku nepriimtas reikšmingas sprendimas dėl įrengimo įsigijimo (pajėgumų plėtros) ar tikslinės reklamos nedarymas gali labai smarkiai pristabdyti įmonės augimą.
Tai kaip išspręsti tą problemą ? Didelės kompanijos jau seniai naudoja finansinės kontrolės įrankį – biudžetą. Tačiau biudžetavimą (kaip ir daugelį kitų įrankių) didelės įmonės sugebėjo padaryti tokiais sudėtingais ir neveiksmingais. Juk daugelis, dirbę ar dirbantys stambiose įmonėse žino tą įprastą kasmetinį biudžetavimo ritualą. Pajamas didiname 5%, išlaidas didiname (arba mažiname) 2%. Tačiau žinome, kad vadovai/akcininkai pamėgins paspausti. Todėl įsidedame tiek atsargos, kad ir po akcininkų/vadovų korekcijos turėtume rezervo įgyvendinti tą biudžetą.
Bet smulkiam verslui toks būdas netiks. Kaip smulkiam verslui pasinaudoti biudžetavimo įrankiu išvengiant didelės įmonės klaidų ir gauti sau naudą ? Juk biudžeto pasidarymas gali tapti puikia įmonės veiklos planavimo priemone (ir ne vieneriems metams į priekį). Detaliau apie tai galite perskaityti mano knygoje „Nuo amato prie verslo. Pradžia“. O Knygos klube ne tik galėsite išgirsti video paaiškinimą apie biudžetavimą, bet ir gauti pavyzdinį biudžeto Excel’io failą.